Náš klient AVIS Slovensko je sieť najväčšej autopožičovne na Slovensku. Spoločnosť na slovenskom trhu pôsobí už 28 rokov a ročne obslúži vic ako 15-tisíc klientov. Má silnú korporátnu klientelu a disponuje flotilou s vyše 550 vozidlami. Požičanie osobných či úžitkových vozidiel bez čakania ešte viac urýchľuje digitalizáciou a automatizáciou svojich procesov a systémami na mieru. Profesionalita firmy v tom, čo robí a kam smeruje, prispieva k celkovej spokojnosti zákazníkov.
Zadanie
Po predchádzajúcich etapách digitalizácie AVISU bolo našou úlohou prispieť k zvýšeniu platobnej disciplíny klientov pomocou vytvorenia automatizovaného systému upomienok. Cieľom tohto projektu bolo zjednodušiť proces správy neuhradených faktúr a znížiť administratívnu záťaž manažérov automatizovaným generovaním upomienok a penalizačných faktúr. Znie to jednoducho. Ale ako to prebiehalo?
V case study sa dozviete:
- Ako sme zlepšili informovanosť medzi 4 divíziami.
- Ako sme prispeli k zvýšeniu miery úhrad faktúr.
- Ako sme zmenili 2-hodinový proces zasielania upomienok na plne automatizovaný.
Problém
Klient čelil neprehľadnosti v sledovaní platobnej disciplíny medzi jednotlivými divíziami a taktiež nedostatočnej kontrole nad úhradami faktúr. Problémy s neuhradenými faktúrami sa kopili a viedli k finančným stratám. To robilo starosti nielen finančnému riaditeľovi. Nezaplatené faktúry musel nakoniec niekto zobrať „do vlastných rúk“ a komunikovať situáciu s klientom. Pri množstve klientov bol tento proces neúnosný a odpútaval zamestnancov od inej potrebnej práce. Problémy sa však dajú riešiť, čo pri digitalizácii platí dvojnásobne.
S klientom sme našli hlavné problémy:
- neprehľadnosť v neuhradených faktúrach
- neinformovanosť medzi divíziami
- absencia kontroly stavu úhrady faktúr
- omeškania v úhradách
- manuálne výzvy na úhradu
- manuálne generovanie penalizačných faktúr
Náš postup
S riešením upomienok sme sa nestretli prvýkrát. Klientovho „strašiaka“ z nezaplatených faktúr sme tak vedeli rýchlo odstrániť. Pomocou no-code a low-code prístupu sme navrhli automatizované generovanie a zasielanie upomienok za neuhradené faktúry. Tým sa eliminovala potreba manuálnej intervencie manažérov. S upomienkami zasielanými včas sa automaticky generovali aj penalizačné faktúry s vyššou sumou za omeškanie a automaticky sa generovali aj reporty. Minimalizovanie oneskorenia v úhradách prispelo k pohode zamestnancov AVISu aj ich klientov, ktorí sa vždy dostanú sa z bodu A do bodu B načas. A ich zaplatené faktúry tiež.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- automatizácia – ako súčasť digitalizácie nahrádza manuálne procesy digitálnymi technológiami, pričom umožňuje efektívnejšie a presnejšie spracovanie digitalizovaných dát. Manuálne činnosti pri práci s dokumentmi dokážeme prepnúť do automatického režimu. Všetko tak za vás urobí systém.
- upomienka – výzva zákazníkovi na úhradu platby v prípade, že uplynul alebo sa blíži dátum splatnosti. Automatizované elektronické upomienky môžu výrazne prispieť k zvyšovaniu miery zaplatených faktúr.
Riešenie
Pre AVIS sme navrhli automatizovaný upomienkový systém integrovaný pomocou make.com do firemného CRM podio.com. Všetko je aj s novými funkciami na jednom mieste. Podľa klientových požiadaviek sme faktúry za viacero vozidiel prenajatých jednou firmou zoskupili tak, aby sa za ne odosielala jedna upomienka. Automatizovali sme generovanie penalizačných faktúr, ale aj generovanie reportov s rozpisom všetkých upomienok pre vedúcich divízií. Vedeniu sme dali prehľad a kontrolu nad celým procesom. Prispeli sme k hladkému prenájmu vozidiel, ktorého úspech končí (alebo pokračuje) bezproblémovým vyrovnaním záväzkov. Jediná upomienka pritom dokáže zvýšiť mieru splatnosti faktúr o vyše 20 %, pričom 59 % faktúr po lehote splatnosti si vyžaduje výzvu na zaplatenie.
Plne automatizované upomienky v praxi
Pred digitalizáciou strávili zamestnanci približne 2 hodiny denne manuálnym zasielaním upomienok. Po digitalizácii je tento proces plne automatizovaný, čo znamená výraznú úsporu času a zvýšenie efektivity.
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
- make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií
- Pohoda – generovanie zálohových faktúr a priraďovanie faktúr klientom
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Automatizáciou upomienkového procesu sme dali stopku manuálnemu kontrolovaniu úhrad a zvýšili pomer faktúr zaplatených včas. Zamestnanci boli veľmi radi, že aj po roku do nami navrhnutého systému bolo možné pridávať stále nové funkcie. Ocenili rýchlosť implementácie nášho agilného vývoja. Elimináciou ručnej práce sme im dali veľkú úľavu. Zamestnanci teraz môžu ľahšie, rýchlejšie a efektívnejšie riešiť platobné problémy so zákazníkmi a venovať sa iným dôležitým úlohám. Ak platí, že čas sú peniaze, tak so zaplatenými faktúrami už AVIS nestráca na žiadnej z premenných.
Interná referencia
„Pri tomto projekte sme vychádzali z našich predošlých skúseností s nastavovaním upomienkového procesu. Chceli by sme vyzdvihnúť premyslenú logiku zasielania upomienok klienta s pripomienkou konca splatnosti faktúry, ak ešte nebola uhradená. Aj to nám umožnilo efektívne implementovať riešenie. Nevýhodou bola absencia vedenia štatistiky o uhradených faktúrach. Naša úspešná spolupráca s klientom AVIS pokračovala a upomienkový proces sme preto rozšírili aj do ostatných divízií. V rukáve máme aj plán pridania možnosti hodnotenia bonity klientov na základe ich platobnej disciplíny, čo klientovi umožní lepšie riadiť riziká, prispôsobiť depozitné požiadavky pri prenájme vozidiel a znižovať finančné straty. Spolupráca s nami sa vypláca.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
