Náš klient klient je AVIS Slovensko, franšízová sieť autopožičovní AVIS na Slovensku vlastnená spoločnosťou United Rental Group, s. r. o. Flotilu firmy tvorí viac ako 550 osobných a úžitkových vozidiel a je tak najväčším slovenským prenajímateľom a poskytovateľom týchto služieb. Značka AVIS je známa svojím sloganom „We try harder“, ktorým sme sa počas celého projektu riadili aj my.
Zadanie
Našou úlohou bolo zdigitalizovať firmu AVIS a zvýšiť jej tak tržby. Počet zamestnancov mal však zostať rovnaký. Digitalizácia je dlhodobý proces, no dôležité je začať. My sme začali digitalizáciou obchodného oddelenia klienta pomocou no-code a low-code prístupov. Vďaka nim sme všetky nástroje integrovali do jedinej digitálnej platformy a umožnili spravovanie celého obchodného procesu z jedného miesta. Pozrite sa, ako sme na to išli.
V case study sa dozviete:
- Prečo a ako sme pri digitalizácii obchodného oddelenia AVISU uplatnili no-code a low-code prístupy.
- Ako sme v priemere zvýšili efektivitu obchodníka o 222,9 %.
- Ako sme digitalizáciou skrátili čas procesu zo 160 minút na 5.
- Akým sloganom sme sa počas spolupráce riadili už viete. 🙂
Problém
S klientom sme na začiatku spolupráce identifikovali hlavné problémy obchodného oddelenia, ktoré sme digitalizáciou chceli úplne vyriešiť. Išlo napríklad aj o nasledovné:
– evidencia obchodných prípadov v exceli
– manuálna príprava zmlúv a ponúk
– príprava zálohovej faktúry externou firmou
– chýbajúci reporting
Čítajte ďalej a zistite, ako sme tieto problémy zmenili na funkčné, efektívne a jednoduché riešenia.
Náš postup
Po zoznámení sa so spomínanými procesmi AVISu sme ich analyzovali ešte hlbšie pomocou nášho digitálneho auditu. Následne sme pripravili návrh automatizácie procesov s využitím no-code a low code nástrojov. Po schválení tohto komplexného návrhu riešenia sme začali so samotnou realizáciou digitalizácie. V úvodnej fáze sme začali digitalizovať 3 divízie AVISu: Operatívny leasing, MaxiRent a Krátkodobé prenájmy.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- low-code prístup – novo vytváraný produkt je založený už na existujúcich platformách, resp. ich funkciách, tento prístup šetrí časové aj finančné zdroje na vývoj
- architektúra – návrh architektonického rámca aplikácií pre rýchle vytváranie prototypov a nasadzovanie v technologickom ekosystéme
Riešenie
chválený návrh digitalizácie sme premenili na fungujúce digitálne riešenia. AVISu sme prispôsobili službu podio.com ako CRM systém, ktorý je prispôsobený jej konkrétnym potrebám. Spoločnosť AVIS využíva tiež elektronický podpis RightSignature, čo ďalej zjednodušuje proces administrovania dokumentov.
Vybrali sme integračnú platformu make.com, pomocou ktorej sme všetky digitálne nástroje „zorchestrovali“ a prepojili v jednom ekosystéme, ktorý zahŕňa aj ekonomický systém Pohoda. Spoločnosť AVIS tak môže jednoducho a efektívne spravovať svoje finančné záznamy, fakturáciu a iné účtovné procesy. Skrátili sme čas, znížili námahu pri zadávaní údajov a zjednodušili schvaľovacie procesy. Takto spoločnosti AVIS pomáhame zvýšiť svoju produktivitu a zlepšiť zákaznícku skúsenosť. Skvelé čísla si necháme na neskôr.
Pozrite sa bližšie na vylepšené procesy. Pri ich komplexnej digitalizácii sme navrhli tieto riešenia:
– zavedenie E2E procesu od webovej objednávky po ukončenie zmluvy
– automatizované generovanie cenovej ponuky s emailovým zasielaním ponúk v preddefinovaných šablónach
– integrácia interného rezervačného systému s automatizovaným zasielaním kalendára pre výber termínu klienta na prevzatie vozidla
– automatizované generovanie zmluvy a splátkového kalendára s elektronickým podpisom a archiváciou
– automatizované priraďovanie faktúr k prenajatým vozidlám a evidencia stavu úhrad
Implementovali sme CRM a automatizovali procesy od vytvorenia objednávky klientom až po výpočet penalizácie pri predčasnom ukončení zmluvy. Návrh nového procesu môžete vidieť na obrázku.
Zlepšenia, ktoré sme AVISu digitalizáciou priniesli
- Výrazne sme skrátili čas procesov
- Papierové dokumenty sme z priestorov firmy preniesli do prehľadných aplikácií.
- Zefektívnili sme prácu obchodníkov
Klientovi sme umožnili dosahovať skvelé čísla
Zmena je po digitalizácii prvého procesu citeľná od prvého pracovného dňa pracovníkov AVISu. Nie je to však len o dobrých pocitoch, efekt našej práce pociťuje klient v uľahčených procesoch. Poďme si naše riešenia premeniť na čísla. Počítajte s nami.
- Databázy a procesy administrované z 1 miesta
- Skrátenie procesu od založenia objednávky po vytvorenie zmluvy zo 160 min a na 5 min, tým sme ušetrili prácu jedného zamestnanca (1,49 FTE) mesačne
- Skrátenie procesu generovania CP a overenia kredibility klienta z cca 60 min na 2 min
- Skrátenie celkového procesu reklamácie z cca 26 min na 3 min.
Zvýšenie počtu spracovaných zmlúv z 279 (v roku 2019) na 622 zmlúv (2022) jedným obchodníkom. Znížením administratívy sme zvýšili efektivitu obchodníka o 222,9 %.
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
- make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií
- parseur.com – čítanie emailov pre ukladanie automatizované vytváranie objednávok z webu do Podio
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Pri spolupráci s klientom sme sa vcítili do jeho zamestnankýň/zamestnancov a preskúmali ich potreby. Aj to prispelo k hladkému schvaľovaniu našich návrhov, ktoré sme premenili na fungujúce riešenie. Efekt, ktorý sme klientovi priniesli, ho motivoval do ďalšej spolupráce s nami. Outsourcing digitalizácie klienta AVIS pod našou taktovkou tak pokračuje ďalej. Tešíme sa na ďalšie vylepšenia, ktorými ľuďom v AVISe uľahčíme pracovný život.
Referencia klienta
„Všetky digitálne nástroje máme konečne integrované do jedného ekosystému. Šetrí nám to čas, znižuje námahu pri zadávaní údajov a zjednodušuje schvaľovacie procesy. To všetko nám pomáha zvýšiť svoju produktivitu a zlepšiť zákaznícku skúsenosť.“
AVIS
Interná referencia
„Klientovi AVIS sme vďační za možnosť ukázať, že naše low-code a no-code prístupy sú vhodnými nástrojmi úspešnej digitalizácie aj v segmente veľkých autopožičovní. Náš tím využil expertné znalosti na zapracovanie každej požiadavky a potreby, ktoré sme zistili. Teší nás každodenný prínos nášho riešenia pre klienta, ako aj to, že naša spolupráca po tomto projekte nielenže nekončí, ale naberá na obrátkach.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
