Náš klient, spoločnosť crewnet, je externé klientske kontaktné centrum, ktoré tvorí tím 18 agentov – telefonických operátorov. Firma svojím know-how kombinuje tri schopnosti potrebné k efektívnemu zvýšeniu predaja – marketing, osobný kontakt a technologickú platformu. V rámci svojej činnosti realizuje prieskumy trhu, akvizíciu nových zákazníkov, direct marketing či prieskumy spokojnosti. Pri svojom zefektívnení využíva aj digitalizáciu.
Zadanie
Naším zadaním bolo navrhnúť digitalizáciu kompletného náborového procesu od vytvorenia pracovnej ponuky až po uzatvorenie zmluvy s novým zamestnancom. Cieľom bolo zjednotiť informácie z rôznych systémov a zautomatizovať procesy, ktoré manažéri používali, aby mali lepší prehľad o výberových konaniach a aby koniec-koncov mohli zamestnanci pracovať efektívnejšie.
V case study sa dozviete:
- Ako sme sprehľadnili výberový proces.
- Ako sme zjednotili informácie spracúvané v rôznych systémoch.
- Ako sme automatizovali výberový proces vrátane vytvárania ponúk a zmlúv.
Problém
Problematický výberový proces je malou „nočnou morou“ HR pracovníkov aj potenciálnych záujemcov o obsadzované pracovné pozície. Pomocou digitálneho auditu sme zistili, že náš klient mal v prvom rade problém s prehľadnosťou pracovných ponúk. Popis pozícií v ponukách sa opakoval, no ponuky si vyžadovali opakované manuálne vytváranie HR manažérom. To sa opakovalo pri manuálnej tvorbe rôznych typov zmlúv. Všetko bolo potrebné vytvárať odznova. Ďalšie problémy vznikali z toho, že HR manažér nebol notifikovaný o konci platnosti zmluvy zamestnanca ani o dôležitých termínoch, napríklad pre prihlásenie zamestnanca na úrade. HR manažérov neúmerne zaťažovalo i ručné posielanie e-mailov, ale aj dotazníkov, ktoré museli s uchádzačom vypisovať na pohovore, prípadne im ho zasielali a následne zaevidovali.
Hlavnými problémami klienta boli:
- neprehľadnosť v pracovných ponukách
- manuálna tvorba pracovných ponúk
- nemožnosť pracovné ponuky jednoducho zdieľať a inzerovať
- manuálna tvorba zmlúv a súvisiacich dokumentov
- manuálna evidencia uchádzačov
- používanie rôznych systémov
- manuálne posielanie e-mailov uchádzačom
- chýbajúca evidencia o kontaktovaní uchádzača
- chýbajúca možnosť notifikácií
- manuálne vypisovanie dotazníkov
- manuálne preposielanie podkladov a dokumentov iným oddeleniam
- absencia notifikácií o konci platnosti zmluvy či o iných dôležitých termínoch
Náš postup
Ťažkosti slovenských firiem v HR oblasti nie sú ničím výnimočným. Podľa prieskumov 37 % spoločností pracuje so 6 – 10 rôznymi HR systémami. O nič menšie percento HR služieb pritom nie je dostupných na diaľku a nespĺňa očakávania zamestnancov. Pri návrhu nášho riešenia sme zohľadnili splnenie požiadaviek klienta, ktoré zahŕňali zabezpečenie náboru zamestnancov od automatizovaného vytvorenia pracovnej ponuky, jej zverejnenie v inzertných systémoch, evidenciu všetkých uchádzačov, zasielanie emailov s informáciami, plánovanie pohovorov až po vytvorenie a uzatvorenie zmluvy s následným odoslaním podkladov účtovníkovi a pre evidenciu na príslušných úradoch. Administratívnu záťaž zamestnancov klienta sme sa rozhodli znížiť novým digitálnym riešením. Veď pracovať bez stresujúcich postupov si zaslúžia aj tí, čo zamestnancov vyberajú.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- digitálna transformácia – pojem označuje iniciatívy a projekty, ktoré menia procesy a praktiky firmy z tradičných spôsobov fungovania na metódy založené na digitálnych technológiách. Digitálna transformácia môže zahŕňať automatizáciu manuálnych úloh, využitie dátovej analýzy na rozhodovanie, zlepšenie prevádzkovej efektivity pomocou digitálnych riešení, ktoré znižujú náklady a zvyšujú zisk, ale aj osvojenie si digitálnej firemnej kultúry.
- AI – alebo umelá inteligencia simuluje ľudskú inteligenciu pomocou algoritmov, údajov a výpočtového výkonu. Cieľom je umožniť strojom alebo softvéru vykonávať úlohy, ktoré si zvyčajne vyžadujú ľudskú inteligenciu a čas na činnosti, ako je učenie, uvažovanie, vnímanie a riešenie problémov.
Riešenie
Pomocou low-code a no-code prístupu sme navrhli nový digitálny HR proces, v ktorom všetko od zverejnenia pracovnej ponuky, evidovania uchádzačov, ich obvolania a dohodnutia pracovného pohovoru šetrí čas. Pridali sme možnosť priameho zdieľania ponúk na sociálnych médiách ako aj zaslania SMS uchádzačom, ktorí sa napríklad nedostavili na pohovor alebo tým, ktorí neboli vybraní do výberového konania. Vytvorili sme online dotazník formou formulára, ktorý sa automaticky prekonvertuje do Smartsuite a žiadne údaje nie je potrebné manuálne prepisovať, čo tiež eliminuje chyby v údajoch spôsobené ľudským faktorom.
K skvelému riešeniu prispela pravidelná komunikácia, rýchlosť implementácie požiadaviek či proaktivita členov nášho aj klientského tímu, ktorí vždy zavolali, keď sa s nami potrebovali poradiť. Kúsok seba sme do projektu vložili my aj klient. Z technického hľadiska je zaujímavá možnosť generovania zmlúv na mieru alebo zapojenie AI, ktorá po nahratí životopisu kandidáta zhodnotí údaje a vytvorí krátky sumár o jeho skúsenostiach, čo HR manažérovi uľahčí rozhodovanie.
Klientovi sme priniesli tieto zlepšenia:
- Prehľadnosť v pracovných ponukách – všetky ponuky sú online, prehľadné a pripravené na opätovné zverejnenie.
- Popisy pracovných pozícií sú v systéme evidované v požadovanom tvare pre inzertné portály – bez nutnosti ich opakovane vytvárať alebo písať odznova.
- Automatické vypĺňanie údajov – po nahratí životopisu uchádzača sa automaticky vyplní karta uchádzača a žiadne údaje nie je potrebné zadávať manuálne.
- Prepojenie od uvedenia inzerátu až po vygenerovanie zmluvy – keď uchádzač vyplní formulár s osobnostným dotazníkom, tieto údaje sa pretransformujú a len 3 klikmi zamestnanci dokážu vygenerovať zmluvu bez ručného prepisovania.
- Výrazné zrýchlenie generovania dokumentov – HR manažér si vie vybrať, ktoré dokumenty potrebuje, vie ich odoberať a pridávať.
- Údaje o všetkých zamestnancoch na jednom mieste – HR manažér si vie pozrieť informácie o aktívnych aj neaktívnych zamestnancoch v jednej aplikácii a všetky údaje sú v jednom formáte.
Celkový proces od náboru uchádzačov až po vygenerovanie zmluvy sme pre supervízora skrátili minimálne o 50 %, namiesto cca 10 hodín mu práca zaberie menej ako 5 hodín.
Integrované platformy
- Google Workspace – súbor cloudových nástrojov, softvéru a produktov na produktivitu a spoluprácu vyvinutých spoločnosťou Google
- make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií
- smartsuite.com – online platforma pre správu plánovanie, sledovanie a správu procesov
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Zamestnanci HR a iných oddelení boli nadšení z jednoduchšieho a flexibilnejšieho pracovného postupu po zavedení nášho digitálneho riešenia. Ich práca je teraz efektívnejšia a prehľadnejšia. Klient crewnet ocenil rýchlosť vyskladania riešenia na mieru, ktorým sme odstránili chaos, vytvorili nové jednotné miesto pre rôzne typy pracovného pomeru a umožnili jednoduché vytváranie dokumentov podľa potreby. Naša ochota prispôsobiť sa požiadavkám a obojstranná ústretovosť docielili, že sme všetko stihli do 1 mesiaca. Vo výberovom procese im šetrí čas možnosť zaslania SMS uchádzačom a prácu im uľahčuje dotazník, ktorý sa predtým posielal vo Word dokumente tam a späť. Už žiadne prepisovanie a chyby v údajoch. Menej zdĺhavých papierovačiek znamená viac času na osobné interakcie či na starostlivosť o nových aj existujúcich zamestnancov. Tešíme sa, že digitalizáciou vnášame do HR ako skratky human resources opäť to ľudské.
Interná referencia
„Tento projekt bol naším prvým v oblasti HR, čo pre nás bola nová a zaujímavá skúsenosť. Náš tím preukázal proaktivitu a fundovanosť, akoby sme v HR prinášali riešenia odjakživa. Spolupráca nás veľmi bavila. Sme radi, že vďaka nášmu riešeniu má klient všetky administratívne úkony jednoduchšie, nie je nimi zahltený a môže sa viac venovať napríklad pohovorom. Ďalším krokom by podľa nášho digitálneho auditu mal byť elektronický podpis a optimalizácia tlače dokumentov. Sme radi, že po pozitívnej skúsenosti s nami klient plánuje pokračovať v digitálnej transformácii a automatizácii procesov.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
