Náš klient, spoločnosť TWG, sa zameriava na poskytovanie kvalitných služieb v oblasti energetických auditov a certifikátov a poskytuje komplexné portfólio služieb od projektov po detekcie nedostatkov. Spoločnosť pomáha projektantom pri komplexnom návrhu energeticky hospodárnych budov. Spracováva energetické certifikáty v nadštandardnom vyhotovení a kvalitu objektov vie potvrdiť komplexným termovíznym meraním. Svoje know-how získava už viac ako 10 rokov vďaka tisícom spracovaných energetických certifikátov a posúdení. Vlastnú činnosť dolaďuje aj digitalizáciou.
Zadanie
Klient nás pôvodne žiadal o vyriešenie problému s projektovým riadením, no už po úvodnom telefonáte sme objavili skutočný koreň problému. Ten spočíval v úvodnom kontakte so zákazníkom, bez dodania štruktúrovaných dát, ktoré sú pre fungujúce projektové riadenie nevyhnutné. Klientovi TWG sme urobili digitálny audit, ktorý nám potvrdil, že spoločnosť potrebuje dostávať štruktúrované dáta pre výpočty indexu energetickej efektívnosti (pôdorysy, výhrevné telesá, použité materiály…), aby mohli ďalej pracovať. Našou hlavnou úlohou tak bolo optimalizovať a zefektívniť procesy klienta.
V case study sa dozviete:
- Ako sme klientovi pomohli zvládnuť zvyšujúci sa nápor na svoje služby bez získavania nových personálnych kapacít.
- Ako sme klientovi pomohli efektívne získavať vstupné dáta a údaje pre výpočty energetickej efektívnosti.
- Ako sme zvýšili efektivitu práce až o 50 %.
Problém
Na spracovanie energetických certifikátov sú nevyhnutné kompletné, správne a presné dáta. Tie najdôležitejšie premenné však hneď na začiatku klient nemal, čo spúšťalo špirálu neefektívnych postupov. Bez štruktúrovaných údajov klient nemohol správne vykonať samotné výpočty. Rastúci dopyt po službách v kombinácii s manuálnymi postupmi zaťažoval zamestnancov, pričom tých nových by bolo zložité získavať a zaškoľovať. Prišli sme včas, aby sme energiu klienta nasmerovali tam, kde je skutočne potrebná.
Klient TWG čelil niekoľkým problémom:
- Nedostatok relevantných dát od zákazníkov spôsoboval, že zamestnanci tieto údaje museli manuálne dodatočne získavať.
- Zákazníci odosielali klientovi prázdne formuláre, pretože formulár, ktorý od neho mali, bol zbytočne dlhý a príliš všeobecný.
- V prípadoch, keď zákazník nevypísal kompletné údaje, dáta z formulára bolo pred digitalizáciou potrebné manuálne dopĺňať a prepisovať do kalkulačky pre výpočet certifikátov.
Náš postup
Vedeli sme, že náš klient pôsobí v rýchlo rastúcom odvetví, kde dopyt po energetických certifikátoch a službách neustále stúpa. Náš klient si vie všetko „spočítať“, a preto hľadal automatizované riešenia. Po digitálnom audite a schválení projektu digitalizácie sme začali pracovať na návrhu nového dotazníka, ktorý by bol dostatočne jednoduchý na vyplnenie aj cez mobilné zariadenia s možnosťou jednoducho nahrávať príslušné dokumenty a fotografie aj priamo z mobilného telefónu. Mysleli sme na to, aby klient získal všetky potrebné údaje naraz a jeho zamestnanci už nemuseli strácať čas prácnym získavaním a prepisovaním dát.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- Elektronický dotazník – digitálny nástroj, ktorý súborom otázok získava informácie od respondentov pre konkrétne účely. Výhodami jeho elektronickej formy sú napríklad časová a miestna nezávislosť vyplnenia, ekonomickosť, automatickosť alebo presnosť.
- Štruktúrované dáta – sú špeciálnym typom formátovania informácií, umožňujú digitálnym nástrojom lepšie pochopiť, spracúvať, prípadne interpretovať ich obsah. Tieto dáta/údaje sa zapisujú predpísanou formou.
Riešenie
S využitím nášho low-code a no-code know-how sme klientovi implementovali nový, lepšie štruktúrovaný dotazník s vysvetľujúcimi textami, teda vysvetlivkami pre zákazníkov, aby presne vedeli, aké údaje majú zadať. Nový dotazník je dynamický, takže sa priebežne prispôsobuje zadaným údajom. Tým sa zvyšuje efektivita vyplňovania ako aj kvalita získaných dát. Prenos dát z dotazníka do kalkulačky sme automatizovali, čo eliminovalo potrebu manuálneho prepisovania a kontrolovania údajov. Keďže zamestnanci teraz od zákazníkov dostávajú kompletné a štruktúrované dáta, znižuje to potrebu dodatočného kontaktovania a zháňania informácií. Práca zamestnancov je teraz efektívnejšia, môžu sa venovať priamo výpočtom a zákazník dostane svoj certifikát rýchlejšie. Takéto šetrenie energiou na každom mieste by si zaslúžilo certifikát tiež.
Klientovi sme priniesli tieto zlepšenia:
- Zníženie administratívy pri získavaní dát. Zamestnanci už nemusia obvolávať klientov, aby získali potrebné údaje a doplnili ich.
- Sústredenie podkladov na jednom mieste. Zákazník všetko vyplní v dotazníku, z ktorého klient získava všetky potrebné informácie, dokumenty a podklady pre výpočty.
- Zvýšenie výkonnosti spoločnosti. Vďaka štruktúrovaným dátam klient dokáže denne vytvoriť viac certifikátov.
Integrované platformy
- jotform.com – spoločnosť špecializujúca sa na vytváranie inteligentných online formulárov a poskytujúca ďalšie digitálne nástroje
- vlastný CRM systém – na mieru vyvinutý CRM (Customer Relationship Management) systém s komplexnými funkciami orientovanými na zákazníkov
- make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Náš klient TWG na začiatku veril, že ako hlavný problém potrebuje vyriešiť projektové riadenie. No potom zveril dôveru nám a spoločne sme zistili, že hlavný problém bol v nedostatku štruktúrovaných dát. Náš návrh a akčný plán na digitalizáciu firmy priniesol výsledky hneď po implementovaní nového dotazníka, pričom sme efektivitu práce výpočtových pracovníkov zvýšili najmenej o polovicu. Tím klienta po tejto skúsenosti s vývojom na mieru ocenil použitie no-code nástrojov, keď sa presvedčil o rýchlosti a efektívnosti pri implementácii riešenia. Spolu s klientom sme si stanovili ďalšie ciele v rámci digitalizácie, čo presne budeme automatizovať ďalej. Potešenie a efektivita je tak prítomná na každej strane.
Interná referencia
„Projekt hodnotíme veľmi dobre. Klient je po pozitívnej skúsenosti s nami ochotný pokračovať v digitálnej transformácii podľa našich odporúčaní na základe digitálneho auditu. Vážime si dôveru a tešíme sa, že sme pre klienta energickým impulzom k zlepšeniam a zvyšovaniu efektivity práce.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
