Náš klient Š-AUTOSERVIS je slovenská spoločnosť s vyše 32-ročnou históriou. Je autorizovaným partnerom importérov automobilov ŠKODA, SEAT a VOLKSWAGEN, ako aj poisťovní, bánk a leasingových spoločností. Svoju činnosť a budúcnosť spája s udržiavaním tempa technického pokroku v oblasti mobility. Zákazníkom ponúka služby, ktorými chce uspokojovať rastúce nároky na efektívnosť a spoľahlivosť. Snaží sa o to aj vylepšovaním interných procesov prostredníctvom digitalizácie.
Zadanie
Klient nás oslovil s požiadavkou digitalizovať firmu. Z digitálneho auditu vyplynulo zadanie digitalizovať centrálny sklad Š-AUTOSERVISu. Cieľom tejto úvodnej etapy spolupráce bol odklon od neefektívneho používania Excelu a sprístupnenie všetkých informácií centrálneho skladu online v jednej platforme. Bez zbytočnej administratívy. Naše úlohy zahŕňali zosúladenie údajov medzi jednotlivými pobočkami klienta. V ďalšej fáze spolupráce sme digitalizovali procesy skúšobných jázd firmy.
V case study sa dozviete:
- Ako sme motivovali zamestnancov klienta a zmenili obavy z digitalizácie na nedočkavosť.
- Ako sme upratali procesy skladu a odstránili chyby v údajoch.
- Ako sme digitalizáciou urobili z obchodníkov aj správcov skladu – bez námahy.
Problém
Predstavte si, že máte sklad a neviete, čo je vnútri. Presne do tejto situácie sa dostávali zamestnanci klienta Š-AUTOSERVIS. A nejde o malý problém – centrálny sklad je totiž vašou ponukou. Vaším produktovým listom, cenovou ponukou aj budúcim predajom. Celý predajný proces vychádza práve odtiaľ. Ak neviete, ako je na tom sklad, neviete, čo a kedy máte predávať. Práve preto sme začali digitalizáciou centrálneho skladu.
Jeho procesy pred naším riešením vyžadovali neustálu manuálnu aktualizáciu údajov v Exceli, pričom dochádzalo k chybám. Obchodníci tak museli okrem kontroly stavu v Exceli telefonicky overovať dostupnosť vozidla a miesto, kde sa nachádza, keďže sa stávalo, že zmeny v aktuálnych rezerváciách neboli v Exceli aktualizované. Okrem toho mali každodenne udržiavať aj aktuálny stav vozidiel svojej prevádzky a posielať zmeny osobe zodpovednej za Excel centrálneho skladu. Kvôli nezosúladeným informáciám mohol napokon zákazník dostať v každej z pobočiek inú cenu. Povedzme si úprimne – posielanie si excelových tabuliek medzi sebou, ich úprava a ďalšie preposielanie e-mailom, nie je práve cestou k efektívnemu predaju bez chýb.
S klientom sme preto identifikovali hlavné problémy centrálneho skladu:
- využívanie neefektívneho excelového systému s náročnou prácou, filtráciou, aktualizáciou a opravou informácií
- neaktuálne informácie o stave skladu
- telefonické overovanie cenníkových cien vozidiel jednotlivých pobočiek
- nevyhovujúca ovládateľnosť a nemožnosť prístupu k informáciám z mobilu
- nemožnosť online rezervácie vozidla a sledovania ich stavu
- nemožnosť poznačiť si údaje zákazníka a dĺžku rezervácie online
Pozrite sa, ako sme do skladu vniesli digitálny poriadok.
Náš postup
Pomocou digitálneho auditu Š-AUTOSERVISu sme zistili, ako sa veci a autá v sklade majú. Vedeli sme, že z digitalizácie môžu mať zamestnanci obavy. Najmä, keď roky pracujú týmto spôsobom. Preto sme po digitálnom audite pripravili MVP, ktorým sme im ukázali, že digitalizácia nie je „strašiak“. Zdĺhavú aktualizáciu informácií centrálneho skladu vozidiel, ktorý bol offline bez prístupu mobilom, sme sa rozhodli digitalizovať a napojiť na nový CRM systém. Vďaka tomu mal jeden centrálny sklad jedno online miesto. Prvá verzia riešenia bola vyskladaná do týždňa a mala minimum pripomienok. Ohlasy boli pritom pozitívne. S klientom sme boli v kontakte každý druhý deň.
Ďalej sme automatizovali spracovanie informácií, ktoré zamestnanci manuálne aktualizovali a preposielali z e-mailu na e-mail. Tým sme chceli vyriešiť vznikajúcu nejasnosť, kolízie pri rezervácii vozidiel a to, že ľavá ruka nevedela, kde je to pravé auto.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- MVP – skratka z anglického „minimum viable product“, čo v preklade znamená minimálne životaschopný produkt, ktorý zohráva významnú úlohu v agilnom vývoji produktov. Je to akýsi prototyp aplikácie pre rýchle otestovanie myšlienok a konceptov v reálnom prostredí firmy.
- online centrálny sklad – úložisko digitálnych údajov uložených v prostredí internetu, napríklad na cloude, teda pomocou služieb alebo produktov, ktoré sú pre všetkých zamestnancov dostupné online
Riešenie
Prácu s dokumentmi centrálneho skladu sme pomocou make.com integrovali do novej platformy podio.com, ktorá slúži ako firemný CRM systém. Po tom, ako sme vytvorili „online centrálny sklad“, pozreli sme sa na to, ako doň budú nabiehať dáta. Pred digitalizáciou trvala aktualizácia Excelu – zozbieranie informácií zo všetkých pobočiek a ich zjednotenie do jedného aktualizovaného celku – správkyni informácií centrálneho skladu približne pol dňa každý druhý deň. Teraz to nezaberá skoro žiadny čas, keďže informácie aktualizujú obchodníci v online databáze. Manuálne úpravy údajov tak boli plošne nahradené automatizovaným procesom. Zložito spracúvané informácie sú teraz prístupné všetkým zamestnancom na tomto „digitálnom parkovisku“.
Obchodníkom sme pripravili online mobilnú aplikáciu, ktorá pre nich bola kľúčová pri okamžitej rezervácii vozidla, o ktoré mal zákazník záujem a tiež pri overovaní skladovej dostupnosti. Nemuseli tak už odbiehať k počítačom.
Integrované platformy
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
- make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Projekt digitalizácie centrálneho skladu bol začiatkom našej spolupráce. Klient ocenil rýchlosť a efektívnosť nášho riešenia, ako aj pravidelnú komunikáciu a ochotu prispôsobiť sa ich požiadavkám. Počas celej spolupráce sme sa snažili prichádzať s extra nápadmi. Aj vďaka tomuto prístupu sa nám podarilo zamestnancov prekvapiť, napríklad funkcionalitou umožňujúcou rýchly prístup k detailom konkrétneho vozidla priamo z databázy importéra. Jedným klikom sa tak dostali ku všetkým potrebným informáciám. Ďalším prekvapením pre nich bola naša agilita pri implementácii zmien. Ich požiadavky a spätnú väzbu sme do systému zapracovali veľmi rýchlo. Sprehľadnením centrálneho skladu sme obchodníkov navigovali späť k svojej vášni – autám a ich predaju zákazníkom.
Interná referencia
„Z tohto projektu sme úprimne nadšení. Projekt centrálneho skladu bol začiatkom našej spolupráce. Klient ocenil možnosť podieľať sa na návrhoch riešení a vnímal sa ako súčasť procesu. Aj keď naše procesy sú obvykle veľmi štruktúrované, v tomto prípade sme mohli byť flexibilnejší a mali sme väčšiu voľnosť pri hľadaní riešení. Celý náš tím sa aktívne podieľal na navrhovaní funkcionalít a riešení, pričom sme zohľadňovali potreby celej organizácie. V digitálnej transformácii klienta plánujeme pokračovať podľa akčného plánu vypracovaného po digitálnom audite firmy. Veríme, že pri ďalšej spolupráci ešte viac zlepšíme ich pracovné prostredie a efektivitu. A na to sa tešíme už teraz!“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
