Bezplatná konzultácia
Shifra logo
Digitalizácia finančného oddelenia

Outsourcing digitalizácie: Ako centrálny sklad Š-AUTOSERVIS prešiel z manuálu na automat

Náš klient Š-AUTOSERVIS je slovenská spoločnosť s vyše 32-ročnou históriou. Je autorizovaným partnerom importérov automobilov ŠKODA, SEAT a VOLKSWAGEN, ako aj poisťovní, bánk a leasingových spoločností. Svoju činnosť a budúcnosť spája s udržiavaním tempa technického pokroku v oblasti mobility. Zákazníkom ponúka služby, ktorými chce uspokojovať rastúce nároky na efektívnosť a spoľahlivosť. Snaží sa o to aj vylepšovaním interných procesov prostredníctvom digitalizácie.



Zadanie

Klient nás oslovil s požiadavkou digitalizovať firmu. Z digitálneho auditu vyplynulo zadanie digitalizovať centrálny sklad Š-AUTOSERVISu. Cieľom tejto úvodnej etapy spolupráce bol odklon od neefektívneho používania Excelu a sprístupnenie všetkých informácií centrálneho skladu online v jednej platforme. Bez zbytočnej administratívy. Naše úlohy zahŕňali zosúladenie údajov medzi jednotlivými pobočkami klienta. V ďalšej fáze spolupráce sme digitalizovali procesy skúšobných jázd firmy.

V case study sa dozviete:

  • Ako sme motivovali zamestnancov klienta a zmenili obavy z digitalizácie na nedočkavosť.
  • Ako sme upratali procesy skladu a odstránili chyby v údajoch.
  • Ako sme digitalizáciou urobili z obchodníkov aj správcov skladu – bez námahy.

Problém

Predstavte si, že máte sklad a neviete, čo je vnútri. Presne do tejto situácie sa dostávali zamestnanci klienta Š-AUTOSERVIS. A nejde o malý problém – centrálny sklad je totiž vašou ponukou. Vaším produktovým listom, cenovou ponukou aj budúcim predajom. Celý predajný proces vychádza práve odtiaľ. Ak neviete, ako je na tom sklad, neviete, čo a kedy máte predávať. Práve preto sme začali digitalizáciou centrálneho skladu.

 

Jeho procesy pred naším riešením vyžadovali neustálu manuálnu aktualizáciu údajov v Exceli, pričom dochádzalo k chybám. Obchodníci tak museli okrem kontroly stavu v Exceli telefonicky overovať dostupnosť vozidla a miesto, kde sa nachádza, keďže sa stávalo, že zmeny v aktuálnych rezerváciách neboli v Exceli aktualizované. Okrem toho mali každodenne udržiavať aj aktuálny stav vozidiel svojej prevádzky a posielať zmeny osobe zodpovednej za Excel centrálneho skladu. Kvôli nezosúladeným informáciám mohol napokon zákazník dostať v každej z pobočiek inú cenu. Povedzme si úprimne – posielanie si excelových tabuliek medzi sebou, ich úprava a ďalšie preposielanie e-mailom, nie je práve cestou k efektívnemu predaju bez chýb.

 

S klientom sme preto identifikovali hlavné problémy centrálneho skladu:

  • využívanie neefektívneho excelového systému s náročnou prácou, filtráciou, aktualizáciou a opravou informácií
  • neaktuálne informácie o stave skladu
  • telefonické overovanie cenníkových cien vozidiel jednotlivých pobočiek
  • nevyhovujúca ovládateľnosť a nemožnosť prístupu k informáciám z mobilu
  • nemožnosť online rezervácie vozidla a sledovania ich stavu
  • nemožnosť poznačiť si údaje zákazníka a dĺžku rezervácie online

Pozrite sa, ako sme do skladu vniesli digitálny poriadok.



Náš postup

Pomocou digitálneho auditu Š-AUTOSERVISu sme zistili, ako sa veci a autá v sklade majú. Vedeli sme, že z digitalizácie môžu mať zamestnanci obavy. Najmä, keď roky pracujú týmto spôsobom. Preto sme po digitálnom audite pripravili MVP, ktorým sme im ukázali, že digitalizácia nie je „strašiak“. Zdĺhavú aktualizáciu informácií centrálneho skladu vozidiel, ktorý bol offline bez prístupu mobilom, sme sa rozhodli digitalizovať a napojiť na nový CRM systém. Vďaka tomu mal jeden centrálny sklad jedno online miesto. Prvá verzia riešenia bola vyskladaná do týždňa a mala minimum pripomienok. Ohlasy boli pritom pozitívne. S klientom sme boli v kontakte každý druhý deň.

 

Ďalej sme automatizovali spracovanie informácií, ktoré zamestnanci manuálne aktualizovali a preposielali z e-mailu na e-mail. Tým sme chceli vyriešiť vznikajúcu nejasnosť, kolízie pri rezervácii vozidiel a to, že ľavá ruka nevedela, kde je to pravé auto.

Malý digitálny slovník

Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:

  • MVP – skratka z anglického „minimum viable product“, čo v preklade znamená minimálne životaschopný produkt, ktorý zohráva významnú úlohu v agilnom vývoji produktov. Je to akýsi prototyp aplikácie pre rýchle otestovanie myšlienok a konceptov v reálnom prostredí firmy.
  • online centrálny sklad – úložisko digitálnych údajov uložených v prostredí internetu, napríklad na cloude, teda pomocou služieb alebo produktov, ktoré sú pre všetkých zamestnancov dostupné online

Riešenie

Prácu s dokumentmi centrálneho skladu sme pomocou make.com integrovali do novej platformy podio.com, ktorá slúži ako firemný CRM systém. Po tom, ako sme vytvorili „online centrálny sklad“, pozreli sme sa na to, ako doň budú nabiehať dáta. Pred digitalizáciou trvala aktualizácia Excelu – zozbieranie informácií zo všetkých pobočiek a ich zjednotenie do jedného aktualizovaného celku – správkyni informácií centrálneho skladu približne pol dňa každý druhý deň. Teraz to nezaberá skoro žiadny čas, keďže informácie aktualizujú obchodníci v online databáze. Manuálne úpravy údajov tak boli plošne nahradené automatizovaným procesom. Zložito spracúvané informácie sú teraz prístupné všetkým zamestnancom na tomto „digitálnom parkovisku“.

Obchodníkom sme pripravili online mobilnú aplikáciu, ktorá pre nich bola kľúčová pri okamžitej rezervácii vozidla, o ktoré mal zákazník záujem a tiež pri overovaní skladovej dostupnosti. Nemuseli tak už odbiehať k počítačom.



Integrované platformy

Integrované platformy

  • podio.com – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
  • make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií

Na projekte pracovali naši špecialisti

  • Low/no-code engineers 
  • Business analyst
  • Project owner
  • SW architect

Zhodnotenie

Projekt digitalizácie centrálneho skladu bol začiatkom našej spolupráce. Klient ocenil rýchlosť a efektívnosť nášho riešenia, ako aj pravidelnú komunikáciu a ochotu prispôsobiť sa ich požiadavkám. Počas celej spolupráce sme sa snažili prichádzať s extra nápadmi. Aj vďaka tomuto prístupu sa nám podarilo zamestnancov prekvapiť, napríklad funkcionalitou umožňujúcou rýchly prístup k detailom konkrétneho vozidla priamo z databázy importéra. Jedným klikom sa tak dostali ku všetkým potrebným informáciám. Ďalším prekvapením pre nich bola naša agilita pri implementácii zmien. Ich požiadavky a spätnú väzbu sme do systému zapracovali veľmi rýchlo. Sprehľadnením centrálneho skladu sme obchodníkov navigovali späť k svojej vášni – autám a ich predaju zákazníkom.

Interná referencia

„Z tohto projektu sme úprimne nadšení. Projekt centrálneho skladu bol začiatkom našej spolupráce. Klient ocenil možnosť podieľať sa na návrhoch riešení a vnímal sa ako súčasť procesu. Aj keď naše procesy sú obvykle veľmi štruktúrované, v tomto prípade sme mohli byť flexibilnejší a mali sme väčšiu voľnosť pri hľadaní riešení. Celý náš tím sa aktívne podieľal na navrhovaní funkcionalít a riešení, pričom sme zohľadňovali potreby celej organizácie. V digitálnej transformácii klienta plánujeme pokračovať podľa akčného plánu vypracovaného po digitálnom audite firmy. Veríme, že pri ďalšej spolupráci ešte viac zlepšíme ich pracovné prostredie a efektivitu. A na to sa tešíme už teraz!“

Slavomír Krafčík, CTO shifra

Ďalšie referencie

Prácu technikov STK Nitra sme uľahčili online systémom
Prácu technikov STK Nitra sme uľahčili online systémom

Náš klient STK NITRA, spol. s r.o. pôsobí v oblasti služieb spojených s technickou kontrolou, emisnou kontrolou a kontroly originality všetkých kategórií vozidiel. Stanica technickej kontroly a kontroly originality má najmodernejšiu technológiu, ktorú obsluhuje kvalifikovaný personál. Vyškolení technici zabezpečujú kontrolu vozidiel nielen pre jednotlivcov, ale aj pre veľké spoločnosti. O spokojnosť svojich zákazníkov sa spoločnosť usiluje službami s využitím moderných technológií, ako aj zlepšovaním procesov pomocou digitalizácie.

CRM
Digitalizácia Š-AUTOSERVIS: Naštartovali sme skúšobné jazdy firmy
Digitalizácia Š-AUTOSERVIS: Naštartovali sme skúšobné jazdy firmy

Náš klient Š-AUTOSERVIS je spoločnosť so 175 zamestnancami a 5 pobočkami na východe Slovenska v Humennom, Vranove nad Topľou, Stropkove, Michalovciach a Bardejove. Firma je autorizovaným partnerom importérov automobilov ŠKODA, SEAT a VOLKSWAGEN, ako aj poisťovní, bánk a leasingových spoločností.

Finančné oddelenie AVISu s naším riešením funguje ekonomicky
Finančné oddelenie AVISu s naším riešením funguje ekonomicky

Náš klient AVIS Slovensko je sieť autopožičovní AVIS na Slovensku. Svoje služby poskytuje najčastejšie pri krátkodobých služobných cestách, ako náhradné vozidlo, doplnkový systém riadenia vozového parku, pre zamestnancov alebo na účely skúšania noviniek na trhu. Klienti si auto môžu rezervovať 365 dní v roku. Spoločnosť sa službami flexibilného prenájmu osobných či úžitkových vozidiel stará o maximálny komfort zákazníkov.

Prihláste sa na odoberanie noviniek

Zanechajte nám váš email a zostaňte informovaný o všetkom zo sveta digitalizácie

Shifra konzultácia

Povedali o nás

"Všetky digitálne nástroje máme konečne integrované do jedného ekosystému. Šetrí nám to čas, znižuje námahu pri zadávaní údajov a zjednodušuje schvaľovacie procesy. To všetko nám pomáha zvýšiť svoju produktivitu a zlepšiť zákaznícku skúsenosť."

AVIS Autopožičovňa prevádzkuje viac ako 550 vozidiel vo svojej flotile.

"Integráciou CRM, naceňovacieho systému a ekonomického softvéru sme získali zníženie chybovosti zadávaných údajov zo strany obchodníkov, efektívny schvaľovací proces obchodných ponúk, automatizáciu práce v ekonomickom oddelení a prehľadný reporting pre management."

KOSIT má 13 dcérskych spoločností a zamestnáva 700 pracovníkov.

Dohodnite si s nami bezplatnú konzultáciu

Zanechajte nám vaše údaje a my vás budeme obratom kontaktovať

Mám záujem
Shifra konzultácia

Ďakujeme za prejavený záujem

Zanechajte nám vaše údaje a my vás budeme obratom kontaktovať

Súhlasím so spracovaním osobných údajov na účely kontaktovania

Odoslať
Tieto stránky sú chránené reCAPTCHA a spoločnosťou Google a platia Pravidlá ochrany osobných údajov a Zmluvné podmienky.