Bezplatná konzultácia
Shifra logo
CRM

Digitalizácia Š-AUTOSERVIS: Naštartovali sme skúšobné jazdy firmy

Náš klient Š-AUTOSERVIS je spoločnosť so 175 zamestnancami a 5 pobočkami na východe Slovenska v Humennom, Vranove nad Topľou, Stropkove, Michalovciach a Bardejove. Firma je autorizovaným partnerom importérov automobilov ŠKODA, SEAT a VOLKSWAGEN, ako aj poisťovní, bánk a leasingových spoločností.

Zadanie

Našou úlohou pri digitalizácii firmy Š-AUTOSERVIS bolo zameranie sa na riešenie problémov spojených so skúšobnými jazdami vozidiel. Dôvodom bolo, že predajcovia boli zaťažení zdĺhavým procesom dopĺňania dokumentov a chýbala im databáza potenciálnych zákazníkov. A tak bolo našou úlohou upustiť od papierovej formy dokumentácie a zlepšiť tak efektivitu predaja.

V case study sa dozviete:

  • Ako sme uľahčili prácu predajcov a nenechali zákazníkov čakať na skúšobnú jazdu.
  • Ako sme vytvorili prehľadnú databázu zákazníkov pre lepší predaj vozidiel.
  • Ako sme ušetrili 366 hodín ročne – čo je takmer 2,5 mesiaca práce jedného zamestnanca.

Problém

Skúšobná jazda na prvý pohľad pôsobí ako jednoduchá vec. Prídete a jazdíte. Procesy, ktoré jazdám predchádzali, však boli o niečo zložitejšie. Zamestnanci museli pri návšteve potenciálneho zákazníka ručne zaznamenávať údaje z občianskeho a vodičského preukazu, vypĺňať dokumenty pre skúšobné jazdy, listinu skúšobných jázd a súhlas so spracovaním osobných údajov (GDPR). Až potom nasledovala samotná jazda.

Po jej skončení však manuálne vypĺňanie dokumentov pokračovalo. Išlo o ručné vypisovanie dotazníka spokojnosti a dispozičnej listiny, pričom tento proces sa niekedy opakoval viackrát. Predajcovia sa tak borili so zdĺhavým vypisovaním podkladov a napriek tomu nemali o zákazníkoch všetky potrebné informácie pre marketingové a predajné účely. Na skúšobnú jazdu sa medzičasom tvorili rady. Práca bola neprehľadná. Archivácia dokumentov a evidencia dotazníkov boli v papierovej forme. Nastávali zmätky a neistota v tom, či už bola predložená ponuka.

Pozreli sme sa „pod kapotu“ všetkému, čo nefungovalo, ako má:

  • zdĺhavé vyplňovanie tlačív
  • evidencia dokumentov/tlačív v papierovej forme
  • manuálna tvorba reportov a štatistík spokojnosti, problémy s organizáciou skúšobných jázd a ich plánovaním
  • manuálna tvorba reportingu v rámci predajných štandardov distribútora
  • nedostatok prehľadu o vyťaženosti vozidiel
  • neprehľadnosť v predkladaní ponúk
  • duplikácia dokumentov pri generovaní súhlasov GDPR
  • komplikované zdieľanie informácií v rámci pobočky aj medzi pobočkami

Prišli sme v správny čas, aby sme pomohli problémy vyradiť zo zoznamu. Nižšie vám to bližšie popíšeme.

Náš postup

Tak ako pri výbere auta potrebujete skúšobnú jazdu, aby ste auto čo najlepšie spoznali, niečo podobné sme predstavili klientovi Š-AUTOSERVIS aj my. S klientom sme si dali okružnú jazdu a pomocou digitálneho auditu zmapovali firemné procesy. Okrem toho sme sa pozreli aj na to, čo nasleduje po samotnej skúšobnej jazde. Analyzovali sme aj dotazníky spokojnosti. Z nich totiž vyplynula nedostatočná spokojnosť zákazníkov. Dôvodom bola najmä neorganizovanosť procesov ako je prieskum spokojnosti, evidencia dokumentov, ponúk a absencia reportov o spokojnosti. Zároveň sme zisťovali všetky dôležité požiadavky zamestnancov, aby sme navrhli digitálne riešenie efektívne pre ich prácu.

Malý digitálny slovník

Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:

  • digitálna transformácia – pojem označuje iniciatívy a projekty, ktoré menia procesy a praktiky firmy z tradičných spôsobov fungovania na metódy založené na digitálnych technológiách. Digitálna transformácia môže zahŕňať automatizáciu manuálnych úloh, využitie dátovej analýzy na rozhodovanie, zlepšenie prevádzkovej efektivity pomocou digitálnych riešení, ktoré znižujú náklady a zvyšujú zisk, ale aj osvojenie si digitálnej firemnej kultúry.
  • low-code prístup – novovytváraný produkt je založený už na existujúcich platformách, resp. ich funkciách. Tento prístup šetrí časové aj finančné zdroje na vývoj.

Riešenie

Dokumenty sme digitalizovali a pomocou make.com integrovali do platformy podio.com. Zamestnancom firmy sme tak vytvorili centralizované miesto pre všetky informácie. Umožnili sme im lepšiu organizáciu a efektívnejšiu prácu. Naším riešením digitalizácie sme výrazne zjednodušili firemné procesy. Tým sme zlepšili prehľadnosť evidencie, ale aj rýchlosť vybavovania dokumentov. Zrýchlenie, ktoré zamestnanci poznali doteraz možno len z ciest, sme preniesli aj do firemných procesov. Pozrite sa na výsledky.

Pred digitalizáciou trvalo vypisovanie jedného dokumentu zamestnancom Š-AUTOSERVISu približne 15 minút. Išlo o približne 22 dokumentov mesačne v 5 firemných pobočkách. Firma vydávala priemerne 110 dokumentov mesačne, čo predstavovalo 27,5 hodín práce mesačne a 330 hodín ročne.

Po zavedení digitalizácie tento čas klesol na 5 minút na jeden dokument, čo znamená úsporu 10 minút pri každom dokumente. Je to úspora vyše 18 hodín mesačne (0,176 FTE – plného pracovného úväzku).

Okrem toho, vytvorenie dispozičných listín trvalo pôvodne 5 minút, no teraz je tento proces úplne automatizovaný, čo predstavuje úsporu 0,08 FTE a 9,16 hodín práce mesačne. A to je úspora 36 hodín ročne.

Integrované platformy

  • podio.com – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
  • make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií

 

Na projekte pracovali naši špecialisti

  • Low/no-code engineers
  • Business analyst
  • Project owner
  • SW architect

Zhodnotenie

Po implementácii nášho riešenia klient Š-AUTOSERVIS a jeho zamestnanci už nemusia manuálne vypisovať reporty a dokumenty, čím sme priniesli úsporu času a zjednodušili ich pracovné procesy. Okrem toho sa procesy zrýchlili, zlepšila sa prehľadnosť a transparentnosť. Zamestnanci teraz lepšie zvládajú plánovanie jázd a majú lepšiu informovanosť o dianí vo firme. Klient je veľmi spokojný s procesmi integrovanými do jedného systému. Týmto riešením sme zjednodušili, čo sa dalo. Všetci boli navyše prekvapení rýchlosťou a bezproblémovosťou digitalizácie. Predaj áut sa tak začína príjemnou skúšobnou jazdou.

Interná referencia

„Pri projekte digitalizácie Š-AUTOSERVISu sme ‚nevymýšľali koleso‘, použili sme overené low-code a no-code prístupy. Teší nás spokojnosť klienta s novým systémom, rýchlosťou implementácie a účinnosťou nášho riešenia. Spolupráca bola jednoducho skvelá. Ľudia vo firme sa o implementáciu nového systému skutočne zaujímali a boli voči našim požiadavkám ústretoví. Všetko potrebné nám dodali promptne. V digitálnej transformácii ich firmy plánujeme pokračovať podľa akčného plánu vypracovaného na základe digitálneho auditu. Veríme, že ďalšou spoluprácou ešte viac zlepšíme ich pracovné prostredie a efektivitu.“

Slavomír Krafčík, CTO shifra

Ďalšie referencie

Outsourcing digitalizácie: Ako centrálny sklad Š-AUTOSERVIS prešiel z manuálu na automat
Outsourcing digitalizácie: Ako centrálny sklad Š-AUTOSERVIS prešiel z manuálu na automat

Náš klient Š-AUTOSERVIS je slovenská spoločnosť s vyše 32-ročnou históriou. Je autorizovaným partnerom importérov automobilov ŠKODA, SEAT a VOLKSWAGEN, ako aj poisťovní, bánk a leasingových spoločností. Svoju činnosť a budúcnosť spája s udržiavaním tempa technického pokroku v oblasti mobility. Zákazníkom ponúka služby, ktorými chce uspokojovať rastúce nároky na efektívnosť a spoľahlivosť. Snaží sa o to aj vylepšovaním interných procesov prostredníctvom digitalizácie.

Prácu technikov STK Nitra sme uľahčili online systémom
Prácu technikov STK Nitra sme uľahčili online systémom

Náš klient STK NITRA, spol. s r.o. pôsobí v oblasti služieb spojených s technickou kontrolou, emisnou kontrolou a kontroly originality všetkých kategórií vozidiel. Stanica technickej kontroly a kontroly originality má najmodernejšiu technológiu, ktorú obsluhuje kvalifikovaný personál. Vyškolení technici zabezpečujú kontrolu vozidiel nielen pre jednotlivcov, ale aj pre veľké spoločnosti. O spokojnosť svojich zákazníkov sa spoločnosť usiluje službami s využitím moderných technológií, ako aj zlepšovaním procesov pomocou digitalizácie.

Finančné oddelenie AVISu s naším riešením funguje ekonomicky
Finančné oddelenie AVISu s naším riešením funguje ekonomicky

Náš klient AVIS Slovensko je sieť autopožičovní AVIS na Slovensku. Svoje služby poskytuje najčastejšie pri krátkodobých služobných cestách, ako náhradné vozidlo, doplnkový systém riadenia vozového parku, pre zamestnancov alebo na účely skúšania noviniek na trhu. Klienti si auto môžu rezervovať 365 dní v roku. Spoločnosť sa službami flexibilného prenájmu osobných či úžitkových vozidiel stará o maximálny komfort zákazníkov.

Prihláste sa na odoberanie noviniek

Zanechajte nám váš email a zostaňte informovaný o všetkom zo sveta digitalizácie

Shifra konzultácia

Povedali o nás

"Všetky digitálne nástroje máme konečne integrované do jedného ekosystému. Šetrí nám to čas, znižuje námahu pri zadávaní údajov a zjednodušuje schvaľovacie procesy. To všetko nám pomáha zvýšiť svoju produktivitu a zlepšiť zákaznícku skúsenosť."

AVIS Autopožičovňa prevádzkuje viac ako 550 vozidiel vo svojej flotile.

"Integráciou CRM, naceňovacieho systému a ekonomického softvéru sme získali zníženie chybovosti zadávaných údajov zo strany obchodníkov, efektívny schvaľovací proces obchodných ponúk, automatizáciu práce v ekonomickom oddelení a prehľadný reporting pre management."

KOSIT má 13 dcérskych spoločností a zamestnáva 700 pracovníkov.

Dohodnite si s nami bezplatnú konzultáciu

Zanechajte nám vaše údaje a my vás budeme obratom kontaktovať

Mám záujem
Shifra konzultácia

Ďakujeme za prejavený záujem

Zanechajte nám vaše údaje a my vás budeme obratom kontaktovať

Súhlasím so spracovaním osobných údajov na účely kontaktovania

Odoslať
Tieto stránky sú chránené reCAPTCHA a spoločnosťou Google a platia Pravidlá ochrany osobných údajov a Zmluvné podmienky.