Náš klient AVIS Slovensko je sieť autopožičovní AVIS na Slovensku. Svoje služby poskytuje najčastejšie pri krátkodobých služobných cestách, ako náhradné vozidlo, doplnkový systém riadenia vozového parku, pre zamestnancov alebo na účely skúšania noviniek na trhu. Klienti si auto môžu rezervovať 365 dní v roku. Spoločnosť sa službami flexibilného prenájmu osobných či úžitkových vozidiel stará o maximálny komfort zákazníkov.
Zadanie
Zadaním od AVISu bolo v rámci komplexnej digitalizácie firmy zefektívniť činnosť oddelení. V tomto bode spolupráce sme dostali za úlohu digitalizovať finančné oddelenie a dodať mu digitálne nástroje pre automatizované spracovanie administratívy. Preto bolo potrebné prepojiť jeho procesy s vytvoreným digitálnym ekostémom. Nižšie vám priblížime, ako sme k tomu pristúpili.
V case study sa dozviete:
- Ako sme digitalizovali finančné oddelenie AVISu.
- Aké nástroje sme dali zamestnancom do rúk.
- Ako sme dokázali skrátiť proces z 23 len na 1 minútu.
Problém
S klientom sme sa pri pokračovaní komplexnej digitalizácie AVISu zamerali na požiadavky finančného oddelenia. Zamestnanci si komplikovaným manuálnym spôsobom overovali úhrady pohľadávok, čo pre nich predstavovalo časovú záťaž a pre zákazníkov zdržanie navyše pri ďalšom prenájme. Preto bolo zapracovanie požiadaviek zamestnancov finančného oddelenia predpokladom pre ďalšie zrýchlenie obchodných procesov, ktoré sme vylepšili v predchádzajúcich etapách spolupráce.
Spoločne s klientom sme procesy finančného oddelenia rozmenili na drobné:
- chýbajúci interný proces pre generovanie a evidenciu faktúr, dlhá čakacia doba
- neexistujúci proces evidencie pohľadávok prenajatých vozidiel a ich úhrad
- neprehľadný reporting faktúr po splatnosti
- chyby v evidencii a upomienkovom procese
Náš postup
Pri digitalizácii finančného oddelenia AVISu sme transformovali všetky fyzické dokumenty do digitálnej podoby. Procesy ich spracovania sme po digitalizácii zahrnuli do integrovaného CRM systému. Postupným prispôsobovaním jedného riešenia sme tak pokryli potreby každého oddelenia spoločnosti.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- dáta – informácie alebo aj údaje, v širšom zmysle, správa alebo jej časť, spracovávané systémom alebo programom. Môžu to byť finančné dáta v elektronických dokumentoch ako je faktúra, ktorú firma posiela zákazníkom.
Riešenie
Všetky digitálne nástroje finančného oddelenia sme integrovali do centrálneho digitálneho ekosystému, ktorý slúži len na to, čo je vo firme potrebné. S ním sme prepojili aj ekonomický systém Pohoda, čím sme zamestnancom upratali všetky finančné dokumenty zo stolov a sprístupnili ich v počítačoch. Spolupráci medzi oddeleniami a komunikácii so zákazníkmi AVISu už nestojí v ceste žiadny stratený dokument či nepresné číslo.
Procesy finančného oddelenia sme plne automatizovali:
- Automatizácia generovania zálohových faktúr s notifikáciou o ich úhrade.
- Automatizácia priraďovania faktúr k prenajatým vozidlám.
- Automatizácia evidencie stavu úhrad.
- Automatizácia upomienkového procesu.
Firme sme priniesli lepšie čísla v úspore času a personálnej kapacity:
Integrované platformy
- Podio – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
- Pohoda – generovanie zálohových faktúr a priraďovanie faktúr klientom
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Nový CRM systém podľa našej digitálnej stratégie bol kľúčový aj pri zefektívnení práce finančného oddelenia AVISu. Prepojením firemného ekosystému s finančnými procesmi sme dali voľný priechod zvyšovaniu cash flow a zamedzili prípadnému prepočítaniu sa. Zamestnancom oddelenia sme umožnili jednoducho a efektívne spravovať finančné záznamy, fakturáciu a iné účtovné procesy. Spoločnosť na svojej strane získala ďalšie úspory a na svoju stranu zákazníkov. Notifikáciami zvyšujeme prehľad o záväzkoch, eliminujeme čakanie na ďalší prenájom a na účet AVISu „cinká“ viac platieb.
Referencia klienta
„Všetky digitálne nástroje máme konečne integrované do jedného ekosystému. Šetrí nám to čas, znižuje námahu pri zadávaní údajov a zjednodušuje schvaľovacie procesy. To všetko nám pomáha zvýšiť svoju produktivitu a zlepšiť zákaznícku skúsenosť.“
AVIS
Interná referencia
„Pri pokračovaní v digitalizácii AVISu sme ňou priniesli úžitok ďalšiemu oddeleniu. Low-code prístupom sme to spočítali neefektívnym procesom. Finančnú agendu sme z papierovej doby prehodili do digitálnych núl a jednotiek, ktoré už zamestnanci nemusia hľadať. Pomohli sme im vrátiť sa k podstate svojej práce, byť nápomocnými zákazníkom a dosahovať finančné ciele firmy. Príjemným bonusom je rýchlosť. Kto prv príde, ten je vybavený do minúty.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
