Spoločnosť Š-AUTOSERVIS predáva a servisuje osobné motorové vozidlá ŠKODA, SEAT a VOLKSWAGEN. Má 5 pobočiek na východnom Slovensku, v ktorých sa každodenne zameriava na maximálnu dôveru a spokojnosť svojich zákazníkov. A to aj zefektívňovaním svojich služieb pomocou digitalizácie.
Zadanie
Pri pokračovaní v digitalizácii spoločnosti Š-AUTOSERVIS bolo našou úlohou vyriešenie problémov s ručnou fakturáciou. To zahŕňalo úpravu komplikovaného procesu, ktorý zaťažoval obchodníkov divízie jazdených vozidiel a ďalších zamestnancov. Cieľom bolo nielen zjednodušenie fakturácie, ale aj zrýchlenie celého predajného procesu jazdených vozidiel. Ako sa nám to podarilo? Prezradíme vám nižšie.
V case study sa dozviete:
- Ako sme obchodníkom uľahčili fakturovanie.
- Ako sme klientovi nahradili staré fakturačné systémy jedným fungujúcim riešením.
- Ako sme skrátili proces vytvárania faktúr z 30 minút do 2 – 3 minút.
Problém
S klientom sme sa pozreli na problémy v rámci fakturácie. Tým hlavným bolo zdĺhavé vytváranie faktúr s ručným dopĺňaním jednotlivých položiek. Následná komplikovaná evidencia spôsobovala zbytočne dlhú komunikáciu medzi obchodným a ekonomickým oddelením. V spoločnosti sa navyše používali 2 rôzne fakturačné systémy, pričom oddelenie predaja jazdených vozidiel používalo systém IFOsoft. Obchodníci museli manuálne vytvoriť faktúry, ručne vypísať každé potrebné políčko, poslať ich na schválenie a potom ich preposielať na ekonomické oddelenie, kde ich bolo potrebné manuálne prepisovať do Pohody. Nakoniec museli telefonicky zisťovať, či faktúry boli uhradené. To prinášalo viac starostí ako úžitku.
Problémy oddelenia jazdených vozidiel:
- ručné a časovo náročné vypisovanie faktúr obchodníkmi
- zložitá evidencia
- viaceré fakturačné systémy
- komplikované preposielanie medzi oddeleniami
- manuálne, resp. telefonické, overovanie stavu úhrad
Náš postup
Podľa prieskumu až 66 % firiem tvrdí, že spracovanie faktúr im zaberie viac ako 5 dní mesačne. Obavy nášho klienta z neefektívneho fakturačného procesu pri využívaní pôvodného fakturačného systému sme sa rozhodli „rozptýliť“ automatizáciou. Zdĺhavému a neefektívnému procesu fakturácie sme navrhli nové digitálne riešenie. To, čo vo firme dobre fungovalo, sme pritom ponechali a pomocou no-code a low-code prístupov doplnili novými „súčiastkami“, ktoré prepojili všetky oddelenia. Vďaka tomu bola celá fakturácia plne automatizovaná.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- digitálna transformácia – pojem označuje iniciatívy a projekty, ktoré menia procesy a praktiky firmy z tradičných spôsobov fungovania na metódy založené na digitálnych technológiách. Digitálna transformácia môže zahŕňať automatizáciu manuálnych úloh, využitie dátovej analýzy na rozhodovanie, zlepšenie prevádzkovej efektivity pomocou digitálnych riešení, ktoré znižujú náklady a zvyšujú zisk, ale aj osvojenie si digitálnej firemnej kultúry.
- automatizácia – ako súčasť digitalizácie nahrádza manuálne procesy digitálnymi technológiami, pričom umožňuje efektívnejšie a presnejšie spracovanie digitalizovaných dát. Manuálne činnosti pri práci s dokumentmi
Riešenie
Pôvodné 2 samostatné a neprepojené fakturačné systémy (IFOsoft a Pohoda) sme nahradili 1 digitálnym riešením fakturácie integrovaným do ekonomického systému Pohoda. Touto integráciou sa faktúry vystavujú priamo v tomto systéme. Ten starý sa mohol zrušiť, čím sa nielen urýchlil proces, ale aj klesli náklady na prevádzku. Obchodníci už nemusia ručne vypisovať a kontrolovať všetky položky na faktúrach, ekonomické oddelenie už nemusí faktúry manuálne zaúčtovávať. Všetko je automatizované. Vďaka prepojeniu s fakturačným systémom sú predajcovcia informovaní o stave úhrad v reálnom čase. Uprataním firemných procesov sme ojazdeným vozidlám dali rýchlejšiu druhú šancu a pomohli ich vrátiť na cesty skôr.
Postarali sme sa o to, aby bola každá zmena odkomunikovaná. Preto sme pripravený projekt kompletne a detailne zamestnancom odprezentovali školením. Počas neho sme predstavili nové možnosti jednoduchého vytvárania faktúr v .pdf a zodpovedali na všetky otázky. O časovej úspore a zvýšení efektivity jednotlivých úkonov sa tak presvedčili ešte pred spustením riešenia do ostrej prevádzky. Vďaka tomu bol prechod na automatizovanú fakturáciu jednoduchý a hlavne bol zamestnancami prijatý. Štatistiky tiež ukazujú, že 57 % firiem zadáva fakturačné údaje ručne. Vďaka našej automatizácii Š-AUTOSERVIS dnes patrí k efektívnej menšine.
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
- make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií
- Pohoda – generovanie zálohových faktúr a priraďovanie faktúr klientom
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Projekt digitalizácie na oddelení jazdených vozidiel Š-AUTOSERVIS prebehol rýchlo. Agilným vývojom sme pri pravidelnej komunikácii na diaľku zapracovali všetko potrebné. Plný prístup do systému Pohoda nám otvoril cestu k efektívnej integrácii a zapracovaniu upomienkového procesu na neuhradené faktúry. Ani pri zmene k lepšiemu sme v tom zamestnancov nenechali samých. Ich pracovné procesy sa okamžite zlepšili, o čom svedčí aj ich radosť – na kilometre vzdialená od predchádzajúcich skúseností s fakturáciou. Namiesto zložitej administratívy majú teraz viac času na samotný predaj. Generovanie starostí s faktúrami sme nahradili bezstarostnou automatizáciou.
Interná referencia
„Pri pokračovaní v digitalizácii firmy Š-AUTOSERVIS si môžeme pripísať plusový bod aj v oddelení predaja jazdených vozidiel. S plným prístupom do systému Pohoda sme efektívne integrovali a zapracovali upomienkový proces neuhradených faktúr. Zamestnanci na nový systém nabehli so záujmom a hotový projekt sme im odovzdali s dobrým pocitom ako pri preberaní kľúčov od auta.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
