Náš klient STK NITRA, spol. s r.o. pôsobí v oblasti služieb spojených s technickou kontrolou, emisnou kontrolou a kontroly originality všetkých kategórií vozidiel. Stanica technickej kontroly a kontroly originality má najmodernejšiu technológiu, ktorú obsluhuje kvalifikovaný personál. Vyškolení technici zabezpečujú kontrolu vozidiel nielen pre jednotlivcov, ale aj pre veľké spoločnosti. O spokojnosť svojich zákazníkov sa spoločnosť usiluje službami s využitím moderných technológií, ako aj zlepšovaním procesov pomocou digitalizácie.
Zadanie
Našou úlohou bolo spoločnosti STK Nitra navrhnúť a následne dodať systém na evidenciu objednávok a rezervácií na emisné a technické kontroly. Celý proces mal byť plne online a fungovať tak, aby technici mali prehľad o vozidlách a k nim prislúchajúcim termínom. Pre klienta bol dôležitý nielen poriadok v procesoch, ale aj finančný prehľad na základe rezervácií a efektivita výkonnosti prevádzky, čo bolo ďalším cieľom našej spolupráce. Výsledkom digitalizácie a automatizácie manuálnych procesov STK je aj väčšie pohodlie pre svojich klientov.
V case study sa dozviete:
- Ako sme technikov odbremenili od kontroly rezervácií a umožnili im sústrediť sa len na kontrolu vozidiel.
- Čo sme urobili pre to, aby sme naplno využili kapacitu STK stanice.
- Ako sme zmenili ťažkopádnu rezerváciu termínu kontroly STK na jednoduché objednávanie ako u barbera.
Problém
Pred digitalizáciou proces rezervácie „fungoval“ prostredníctvom telefonických objednávok evidovaných v diári na recepcii. Práve jeden diár veľkosti bežného notesa bol pomyselným svätým grálom. K nemu sa technici každé ráno chodili pozrieť, aké kontroly ich v daný deň čakajú. Tento offline proces ich navyše nútil dochádzať na recepciu, pretože neexistovalo online miesto, ktoré by bolo prístupné z mobilu či najbližšieho počítača. Neefektívny systém rezervácií tak zamestnával viacero pracovníkov a uberal z ich času.
Problémov bolo niekoľko:
- problematická evidencia zákazníkov
- vytváranie rezervácií telefonicky
- zložitá filtrácia rezervácií
- overovanie aktuálnosti rezervácie manuálnym kontaktovaním klientov
- neexistencia databázy zákazníkov a tým pádom nemožnosť overovania súhlasu s poskytnutím údajov v rámci GDPR
- chýbajúci automatizovaný finančný prehľad rezervácií a celej prevádzky
- absencia funkcionalít webu pre oslovovanie potenciálnych zákazníkov
- prestoje a preťaženie kapacity linky STK
Náš postup
Pomocou digitálneho auditu sme s klientom STK Nitra skontrolovali procesy a zisteným problémom našli riešenia. Vybrali sme nový rezervačný systém a pripravili jeho implementáciu. Manuálny proces objednávok a overovania aktuálnosti rezervácií sme digitalizovali a plne automatizovali. S našimi predchádzajúcimi skúsenosťami z digitalizácie staníc STK sme do rezervačného systému pridali aj funkciu SMS notifikácií. Všetko tak bolo online – v mobile či počítači. Diár z recepcie dostal nové poslanie v recyklácii papiera.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- automatizácia – ako súčasť digitalizácie nahrádza manuálne procesy digitálnymi technológiami, pričom umožňuje efektívnejšie a presnejšie spracovanie digitalizovaných dát. Manuálne činnosti pri práci s dokumentmi dokážeme prepnúť do automatického režimu. Všetko tak za vás urobí systém.
- SMS notifikácia – služba, vďaka ktorej sú užívatelia informovaní na základe určených kritérií prostredníctvom SMS správy na mobilný telefón. Zákazníkom tento automatizovaný proces pripomenie niečo dôležité, napríklad blížiaci sa termín STK.
Riešenie
Stanica STK má linky, ktoré zvládnu zaťaženie podľa počtu a typu vozidiel. To, koľko áut dokáže jedna linka STK za deň skontrolovať, tiež závisí od počtu technikov, ktorých má k dispozícii. Efektívne využitie kapacity liniek sme zabezpečili novým rezervačným systémom. Ten sme pomocou make.com integrovali do platformy podio.com, ktorá slúži ako firemný CRM systém.
S našou digitalizáciou majú technici rezervačný systém nastavený podľa ich vlastných kritérií. Na jeden termín sa objedná len toľko áut, ako je možné obslúžiť. Zamestnanci STK pracujú bez stresu, či všetko stihnú a zákazníci majú istotu, že sa dostanú na rad v dohodnutom čase.
Klientovi sme vytvorili novú databázu klientov pre marketingové účely, evidenciu zasielania SMS, online rezervačný kalendár a možnosť odosielania SMS pripomienok o rezervácii termínu a o konci platnosti STK.
Každý majiteľ chce vedieť, čo a ako zarába. Preto sme do nového systému sme zahrnuli automatické finančné prehľady. Vedeniu firmy sme tak dali prehľad v reálnom čase, vďaka čomu môže štatisticky predvídať cashflow na ďalšie obdobia, efektívne plánovať a robiť lepšie rozhodnutia.
Zamestnanec, ktorý sa predtým venoval rezerváciám, už nemusí dvíhať telefóny a prijímať nové rezervácie ani overovať ich aktuálnosť – na to je už automatický systém. Tento pracovník má teraz čas na iné úlohy, ako je zadávanie detailov kontrol a ich výsledkov. Úplne tak odpadlo zaťaženie súvisiace s objednávkami.
Riešenie digitalizácie sme navyše dodali ako v rýchlom jazdnom pruhu. Stačilo nám niekoľko video meetingov a s podkladmi od klienta sme prvú verziu systému implementovali do 1 týždňa.
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
- make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Naše predchádzajúce skúsenosti s digitalizáciou STK staníc projekt ešte akcelerovali. Rýchle bolo aj prijatie nového systému zamestnancami za svoj hlavný nástroj a nosný systém pre ich prácu. Automatické odosielanie všetkých údajov im rozviazalo ruky. Z jednoduchších procesov sú nadšení ako my zo spätnej väzby. Naše digitálne riešenie by podľa vlastných slov najradšej používali všade. To hovorí za všetko o tom, ako sme spoločnosti pomohli zvýšiť efektivitu a plynulejší chod liniek STK. Kopec stresu z kontroly áut opadol aj zákazníkom. Teraz sa na STK tešia a s SMS notifikáciami na svoj termín nikdy nezabudnú.
Interná referencia
„Keďže máme v tomto segmente bohaté skúsenosti, celý projekt digitalizácie išiel hladko a rýchlo. A to aj vďaka ústretovému prístupu klienta. Pri pokračovaní v spolupráci by sme sa radi pustili aj do integrácie fakturačného systému a platobnej brány. To by znamenalo automatické generovanie faktúr po každej kontrole vozidiel s možnosťou okamžitých platieb. S naším outsourcingom digitalizácie je už teraz kontrola STK bezproblémová a pohodlná. A vďaka automatickým notifikáciám nezabudnuteľná. :)“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
