MET Slovakia je súčasťou švajčiarskej spoločnosti MET Group, ktorá sa venuje komoditnému veľkoobchodu a obchodovaniu so zemným plynom a elektriny, energetickou infraštruktúrou či priemyselnými aktívami. Je lídrom v obchode so zemných plynom v rámci regiónu strednej a východnej Európy, pričom stavia na expertíze vlastného tradingového oddelenia a využíva skúsenosti z aktívneho celoeurópskeho pôsobenia.
Zadanie
Boli sme pozvaní do výberového konania na dodávku CRM pre interných a externých obchodníkov. Súčasťou zadania bolo zefektívnenie riadenia obchodu a manažmentu firmy pomocou digitálnej transformácie. Keďže práca zamestnancov je pri každom obchodnom prípade sprevádzaná rozsiahlou dokumentáciou, v novom CRM systéme sme ju transformovali do automatizovaných procesov, ktoré šetria ľudskú energiu. Nižšie vám popíšeme, ako konkrétne sme postupovali.
V case study sa dozviete:
- Čím sme urýchlili kompletný E2E obchodný proces.
- Čo všetko sme automatizovali.
- Ako sme energiu do spracúvania dokumentov preniesli do obchodovania.
Problém
Používanie viacerých neprepojených platforiem malo za následok neprehľadnosť v dokumentoch. Manuálne dopĺňané excelové tabuľky kombinované s e-mailovou komunikáciou boli pre obchodníkov každodennou zaťažkávacou skúškou.
Identifikovali sme a následne preskúmali problémové procesy v MET Slovakia:
- excelová evidencia firiem a obchodných prípadov
- problematická evidencia firiem pridelených obchodníkom vs. externým partnerom
- manuálne overovanie kredibility
- neštruktúrované naceňovanie ponúk
- manuálne generovanie ponúk a zmlúv
- excelová evidencia podpísaných zmlúv
- manuálne potvrdzovanie nákupu
- manuálne sledovanie pohľadávok bez upomienkového procesu
Náš postup
Zmeny nemá rád nikto, ale keď sa na ne poriadne pripravíte, viete, čo môžete očakávať, čo všetko príde, a čo sa zmení k lepšiemu, tým pádom ich viete lepšie prijať. A to je aj prípad digitalizácie. Prvou zmenou bolo nahradenie existujúceho, no nie najvhodnejšieho CRM systému novým, moderným. Ten umožnil správu kompletnej administratívy a rozdelenie pracovných úloh, automatizoval procesy a prepojil viaceré platformy do jedného fungujúceho ekosystému. Zaujímavosťou je, že celá medzinárodná skupina MET Group ako CRM systém používala Salesforce. My sme ako jediní uspeli s no-code riešením.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- E2E proces – z anglického „end-to-end”, znamená úplný proces od začiatku do konca. V prípade obchodu zahŕňa všetky procesy potrebné k získaniu zákazníkov po popredajnú starosllivosť.
- digitálny ekosystém – adaptívny systém s vlastnosťami samoorganizácie, škálovateľnosti a udržateľnosti inšpirovaný prírodnými ekosystémami. V prípade digitalizácie ním môže byť CRM systém s ďalšími prepojenými platformami.
Riešenie
Integrovaním nového CRM systému cez nástroj podio.com sme umožnili efektívne sledovanie zákazníckych požiadaviek a jednoduché prideľovanie pracovných úloh interným zamestnancom aj externým partnerom. Každý presne vie, čo má robiť.
Pomocou platformy make.com sme vytvorili jednotný digitálny ekosystém, ktorý združuje ďalšie platformy ako Flexi IT, finstat.sk a umožňuje bezproblémové spravovanie obchodu a finančnej dokumentácie z jedného miesta.
Nový digitálny ekosystém sme ešte vylepšili a odľahčili zamestnancov od ďalších papierovačiek. Automatizovali sme sledovanie kreditnej spôsobilosti zákazníkov, generovanie a schvaľovanie cenových ponúk, riadenie účtovníctva a financií. To všetko bez nutnosti manuálnej evidencie.
Pri digitalizácii MET Slovakia sme prišli s týmito riešeniami:
- vytvorili sme kompletný E2E proces od založenia ponuky až po dodávku elektrickej energie
- nastavili sme proces rezervovania a prideľovania firiem so sledovaním a notifikáciou o termínoch
- automatizovali sme overenie kredibility klienta
- automatizovali sme proces schvaľovania ponúk
- automatizovali sme proces cenotvorby a generovania ponúk
- automatizovali sme proces potvrdenia nákupu
- automatizovali sme proces generovania zmlúv
- automatizovali sme proces sledovania podpisu zmluvy klientom a sledovaním termínov
- automatizovali sme evidenciu zmlúv v internom ERP systéme
- automatizovali sme evidenciu pohľadávok k zmluvám a zákazníkom
- automatizovali sme zber leadov z verejných obstarávaní
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
- make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií
- Flexi IT – energetický informačný systém pre procesy spojené s akvizíciou zákazníka, fakturáciu, komunikáciu so zákazníkom a riadenie nákupu energie
- finstat.sk – overenie klienta pri prijatej objednávke z webu
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Touto spoluprácou sme procesy MET Slovakia dostali k novým príležitostiam. Digitálnymi nástrojmi sme spoločnosti umožnili riadiť svoje obchodné procesy efektívnejšie a s lepšími výsledkami. Automatizovaným spravovaním zákaziek a prehľadným reportingom sme jej pomohli zlepšovať manažment, zefektívňovať prácu zamestnancov a znížiť ich vyťaženosť. Náš klient MET Slovakia získal oporný bod v podobe digitalizovaných procesov, ktoré ho podržia aj pri výkyvoch na energetickom trhu.
Interná referencia
„Naša digitalizácia so zmenami, ktorých výsledkom bol komfortný digitálny proces, sa ukázala byť skutočným ‚game changerom‘. Procesy v MET Slovakia, od posúdenia klientov po dodávku energie, nabrali s naším riešením rýchly spád. Zamestnanci si množstvo manuálnych úkonov môžu jednoducho odkliknúť a dať veci pre svojich klientov do pohybu takmer okamžite. S výsledkami, ktoré sme firme digitalizáciou priniesli, môže svoju energiu efektívne sústrediť aj manažment.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
