Spoločnosť AVIS nás oslovila so záujmom zrealizovať rozsiahlu digitálnu transformáciu svojich obchodných a účtovných procesov.
V rámci obchodnej a dokumentačnej agendy, ktorú zamestnanci vykonávali manuálne, sme postupne digitalizovali a automatizovali väčšinu kľúčových procesov, až po celé firemné oddelenia.
Digitálne nástroje pre automatizované vybavenie objednávok, cenových ponúk, až po fakturáciu sme integrovali v jedinej digitálnej platforme make.com, a umožnili ich spravovanie z jedného miesta. Nový CRM systém, zriadený v platforme podio.com, sprístupnil vďaka systémovým napojeniam (finstat.sk, ekonomický systém Pohoda) automatické overovanie zákazníkov a spravovanie finančných záznamov, digitálny podpis a i.
Firme sa tak okrem priameho zefektívnenia obchodného procesu zjednodušil proces podpisovania zmlúv, zákazníkej dokumentácie, fakturácie a ďalších účtovných procesov, ktoré vyťažovali jednotlivé oddelenia.
Výsledky už v prvom roku stáli za to
Spoločnosť AVIS dnes používa Podio.com ako svoj CRM systém, ktorý je prispôsobený jej konkrétnym potrebám. CRM systém je napojený na Finstat.sk, ktorý umožňuje rýchle a jednoduché overovanie kreditability zákazníkov. Spoločnosť AVIS taktiež využíva digitálny podpis, čo zjednodušuje proces podpisovania zmlúv a dokumentov pre zákazníkov.
Všetky tieto digitálne nástroje sú integrované do jedného ekosystému, ktorý zahŕňa aj ekonomický systém Pohoda. Spoločnosť AVIS tak môže jednoducho a efektívne spravovať svoje finančné záznamy, fakturáciu a iné účtovné procesy.
Problémové procesy, ktoré sme optimalizovali
- evidencia obchodných prípadov vedená v exceli
- manuálne generovanie zmlúv
- manuálne overenie kredibility klienta
- manuálne generovanie ponúk
- manuálne zasielanie a schvaľovanie ponúk
- manuálne generovanie objednávok
- manuálna kalkulácia ceny vozidla
- chýbajúci interný proces pre generovanie a evidenciu faktúr a dlhá čakacia doba
- nutná manuálna rezervácia vozidla v internom rezervačnom systéme pri jeho odovzdávaní
- manuálne generovanie zmluvy a splátkového kalendára
- excelová evidencia prenajatých vozidiel
- chýbajúci proces evidencie pohľadávok prenajatých vozidiel a ich úhrad
- neprehľadný reporting faktúr po splatnosti
- chýbajúci systém reportingu
Naše riešenia pomocou digitálnej transformácie
- zavedenie E2E procesu od webovej objednávky až po ukončenie zmluvy
- automatizované ukladanie objednávok, posúdenie ich kredibility a zaslanie na schválenie
- automatizované generovanie cenových ponúk a ich e-mailové zasielanie v templatoch
- automatizované generovanie zálohových faktúr s notifikáciou o ich úhrade
- automatizované objednávanie vozidla a integrácia objednávky vozidla v internom rezervačnom systéme
- automatizované zaslanie kalendára klientovi pre výber vhodného termínu na prevzatie vozidla
- automatizovaná rezervácia vozidla v internom rezervačnom systéme
- automatizované generovanie zmluvy a splátkového kalendára s elektronickým podpisom a archiváciou
- automatizované generovanie evidencie prenajatých vozidiel s automatickým notifikovaním o ukončení prenájmu
- automatizované priraďovanie faktúr k prenajatým vozidlám a evidencia stavu úhrad
- automatizovaný upomienkový proces
- automatizované ukončenie zmluvy pri vrátení vzidla s výberom termínu v kalendári
- zriadený systém reportingu
- automatizovaný reklamačný proces so sledovaním termínov a notifikáciami
Uplatnená digitálna stratégia spoločnosti AVIS a jej zamestnancom šetrí čas, znižuje námahu pri zadávaní údajov a zjednodušuje schvaľovacie procesy. Riešenie pomáha celým firemným oddeleniam zvýšiť efektivitu práce a produktivitu, a zároveň zlepšuje zákaznícku skúsenosť.
